Szanowni Państwo, by ułatwić Państwu przygotowania organizacyjne do wyjazdu integracyjnego lub szkolenia na świeżym powietrzu, przygotowaliśmy listę zadań, które powinny być wykonane w ramach przygotowań do tego wydarzenia:

1. Powiadom uczestników

Odpowiednio wcześnie (najlepiej miesiąc lub dwa) warto wstępnie zawiadomić o planowanym wyjeździe – by każdy mógł sobie zarezerwować ten dzień. Na tydzień przed wyjazdem sugerujemy przekazać uczestnikom informację o formie wyjazdu (gry i zadania terenowe) i przekazać ew. listę ubrań, które należy zabrać. Jeżeli wyjazd zaplanowano jako wydarzenie edukacyjne (a nie tylko rekreacyjne), również należy o tym poinformować uczestników. Nastawienie do zajęć będzie wtedy pozytywne – jeśli grupa przyjedzie z nastawieniem „na zabawę”, trudno będzie ich skłonić do np. dyskusji o zasadach pracy zespołowej, lub bardziej „poważnych” gier. Proponujemy skorzystanie z przykładowego wzorca listu zapraszającego, przygotowanego przez Training Partners.

2. Prześlij do nas, e-mailem, listę osób do ubezpieczenia

Potrzebne dane: imię i nazwisko, PESEL (a dla obcokrajowców numer paszportu) i adres zameldowania (nie zamieszkania tymczasowego). Dane te muszą do nas trafić najpóźniej na 4 dni robocze przed wyjazdem.

3. Zarezerwuj hotel i dopilnuj kwestii organizacyjnych związanych z noclegiem i wyżywieniem

Jeżeli znana jest konkretna data wyjazdu najlepiej jak najwcześniej dokonaj wstępnych rezerwacji hoteli (optymalnie: 2 miesiące przed wyjazdem, a w miesiącach wiosennych i jesiennych lub dla dużych grup nawet wcześniej). Dobrze jest dokonać wstępnej rezerwacji w 2-3 preferowanych obiektach (uzgodnionych wcześniej z trenerami – by upewnić się, że teren wokół hotelu umożliwia zrealizowanie zajęć outdoor). Warto zapytać również w hotelach, do kiedy należy ostatecznie potwierdzić rezerwacje. Należy również wynająć uzgodnioną z trenerami liczbę sal konferencyjnych – w razie załamania pogody odbędą się w nich zajęcia. Ustal z hotelem menu, przerwy kawowe (z odpowiednią ilością wody w butelkach), menu ew. uroczystej kolacji itp., w tym ew. „otwarty bar”, – czyli kto płaci za napoje zamawiane indywidualnie przez uczestników. Zaplanuj w hotelu nocleg dla trenerów (często przyjadą oni dzień wcześniej by przygotować teren do zajęć), i innych osób obsługi; DJ, kierowca itp. Prześlij do hotelu e-mailem lub faxem listy osób z podziałem na pokoje (kto z kim w pokoju) i danymi meldunkowymi: adres zameldowania, numer dowodu. To nie jest niezbędne, ale pomocne – znacznie przyspieszy proces meldowania uczestników do pokoju. Recepcja będzie tylko wydawać klucze, bez spisywania danych osobowych, co w sytuacji gdy nagle przyjeżdża duża grupa, skraca znacząco kolejki w recepcji i nie opóźnia rozpoczęcia zajęć. Sprawdź godziny meldowania do pokoi i odpowiednio przygotuj agendę (np. zorganizowanie dłuższej przerwy na wymeldowanie się z pokoi). Prześlij do hotelu agendę szkolenia uzgodnioną wcześniej z trenerem. Proponujemy umówić hotel na rozmowę z trenerem lub przesłać do hotelu listę naszych oczekiwań dot. logistyki zajęć outdoor. Pozwoli to pracownikom hotelu lepiej przygotować się i zaoszczędzi nam niespodzianek.

4. Rozważ ewentualne atrakcje wieczorne

grill, dyskoteki, kuligi, występy artystów, nocne podchody itp. Konieczne będzie uzgodnienie ich z hotelem i trenerami prowadzącymi zajęcia.

5. Zaplanuj dojazd

np. wynajmij autokar lub prześlij osobom dojeżdżającym samochodami link do strony www lub adres i telefon do hotelu.

6. W przypadku grup większych niż 25 osób, rozważ metodę podziału na podgrupy

Wielkość grupy nie powinna przekraczać 20 osób, optymalnie 12-17 osób, w zależności od programu i wybranych gier outdoor. Metodą podziału może być takie przemieszanie ludzi, by w każdej podgrupie były osoby z różnych działów, szczebli zarządzania, regionów, w różnym wieku i obu płci. Jeśli uczestników jest mniej niż 60, podziału można szybko dokonać na miejscu. W większych grupach – by uniknąć chaosu – lepiej wcześniej przygotować podział, wydrukować listy osób będących w danej grupie, a trener odczyta je na początku szkolenia.

7. Pomyśl o nagrodach/upominkach dla uczestników

Jeśli chcesz wiedzieć więcej skontaktuj się z nami [email protected]